Como utilizar o método Kanban para organização pessoal?

10:19:00

São vários os motivos que tornam difíceis e demoradas a conclusão das nossas tarefas ou objetivos. Grande parte do problema é a falta de motivação, falta ou má administração de tempo. Mas a organização pessoal tem muita importância nisso também. Então, saiba como utilizar o método Kanban para a sua organização pessoal.


Mesmo que você seja uma pessoa bem organizada, que utilize cronogramas e lista de tarefas para administrar melhor seu tempo, deve possuir alguma dificuldade na hora de executar as tarefas, principalmente se a listinha é extensa.  

Este método pode contribuir com o aumento da eficiência dos seus projetos, tanto que inúmeros empreendimentos pelo mundo todo já desfrutam das suas vantagens e conseguem encontrar um nível ideal de produtividade, que se mantém contínuo e quase sem falhas. Portanto, será fácil para você entender a importância  e saber como utilizar o método Kanban para a sua organização pessoal.

O que é o método Kanban?

O método foi desenvolvido pelos japoneses da Toyota, dentro no modo de produção Just In Time (JIT), ou seja, o Kanban não é o JIT, mas sim, parte dele. O Kanban é uma forma das industrias registrarem tarefas e ações por meios visuais. É utilizado a décadas em qualquer empreendimento que deseje alcançar um nível de excelência nas suas atividades.

Ou seja, trata-se de um sistema de controle e gestão que visa aumentar a eficiência da produção e otimizar o sistema de movimentação, produção, realização e conclusão de tarefas. O método utiliza pequenos cartões coloridos, conhecidos como post it, e também recebe o nome de gestão visual.

Como funciona o método Kanban?

Os post its são utilizados com cores e tamanhos diferentes para definir e descrever as tarefas, estas que são divididas em três fases:

  • To do: tarefas a serem feitas;
  • Doing: tarefas sendo executadas;
  • Done: tarefas concluídas.

Em cada uma das seções são afixados os cartões (post its), que devem conter uma breve explicação da tarefa e o prazo a ser iniciada e finalizada. Os cartões também são afixados nos produtos e lugares em comum com as tarefas.

A facilidade de visualização e interpretação faz com que a realização seja muito mais rápida e efetiva.

Quais os benefícios do método Kanban?

#1 - Simples e fácil de executar

Além do material utilizado, a técnica é bastante simples e fácil de aplicar, também possui baixo investimento. Portanto, tornasse de fácil acesso e possível de implementar em qualquer negócio e usufruir de todos os benefícios.

#2 - Redução de tempo

Deixando disponível e bem visível as responsabilidades e prazos, é possível produzir mais e mais rápido. Geralmente, concluindo antes do prazo estipulado. Além disso, a divisão em três fases evita que a sequência seja alterada, evitando falhas e queda na qualidade da tarefa. 

#3 - Reduz custos

A redução de custos é uma das tarefas mais difíceis atualmente, também um grande objetivo para todos, seja no campo profissional ou pessoal. Então, o Kanban se torna um aliado, já que sua aplicação limita os gastos desnecessários e necessita de pouquíssimos materiais para seu uso.

#4 - Elimina atividades sem valor

Gerenciando devidamente as tarefas você se ocupa com o que realmente traz resultados. Eliminando as tarefas e obrigações que não agregam valor para o sucesso e conclusão do seu objetivo.

Como utilizar o método Kanban para organização pessoal?

#1 - Visualize o fluxo de trabalho

Um dos benefícios deste método é que permite visualizar de forma visual como estão fluindo e sendo executadas as tarefas. Permitindo determinar as tarefas mais importantes e maneiras de executa-las para não causar excesso de atividades nas etapas.

#2 - Limite o trabalho que está sendo executado

Determinando um limite para o trabalho em progresso, você define a quantidade ideal de trabalho que consegue realizar com maior qualidade. 

#3 - Crie regras para cada etapa

Para funcionar corretamente, cada lista deve ter uma regra definida para quando deverá ser considerada uma tarefa concluída.

#4 - Sinalize tarefas bloqueadas

Algumas tarefas são impedidas de serem executadas dentro do prazo estipulado por diversos motivos alheios. Sinalize para chamar atenção e tomar as providências necessárias para resolver o problema o mais breve possível.

#5 - Faça feedbacks 

Para não se tornar algo rígido e inflexível, faça feedbacks periodicamente para definir como está a execução das tarefas.

Como pode notar, é um método bem simples e que torna mais ágil a execução das suas tarefas. Facilmente implementada em qualquer empreendimento como na vida pessoal. Você já conhecia este método? Como você organiza a execução das suas tarefas e objetivos? Comente.

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16 comentários

  1. Oi Gaby, eu sou muito organizada com minhas tarefas e agendas e na maioria das vezes cumpro certinho, mas quando não se tem força de vontade dá uma preguinha de vez em quando e sempre vem o "depois eu faço". Amei esse post, com certeza futuramente irei tentar esse método <3

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    1. Sim, e o método Kanban auxilia a ter uma visão mais ampla do que está sendo feito, o que ainda precisa ser feito e o que já está concluído. Assim, se você tem um grande objetivo pra cumprir e decide reparti-lo em partes, consegue analisar com mais precisão num todo e fracionado.

      Beijos

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  2. Eu já conhecia esse método, mas nunca tinha utilizado até começar a trabalhar com marketing. Uso o Trello que é uma ferramenta que permite separar as tarefas por to do/doing/done e por ser no computador é a primeira coisa que eu abro ao chegar no escritório.
    Meu problema era sempre querer fazer duas ou mais atividades ao mesmo tempo. Depois de usar esse método passei a focar em uma, finalizar e aí sim partir para a próxima.
    Adorei o post! Ajuda demais na organização :D

    Um beijo.
    Rê | Rivière du Souvenir

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    1. Sim, eu comecei meu curso de marketing a pouco tempo e no mesmo dia que eu liberei este post, tive uma aula em que a profe falou brevemente sobre este método. Achei bem legal, pois assim eu já sei como utilizar, rs.

      Beijos

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  3. Com esforço e força de vontade dá para manter a organização e cumprir as tarefas, gostei de conhecer esse método!
    Beijos
    www.silalmeida.com

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    1. Claro que dá sim! E esse método ajuda a manter tudo organizado. Para quem quer trabalhar com mkt é uma ferramenta indispensável.

      Beijos

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  4. Que legal você falar desse método para organização pessoal!
    Aqui no meu trabalho, utilizamos o Kanban e dá super certo!

    Beijos
    http://orangelily.com.br/

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    1. Haha, sério? E tu trabalha com o que? Estou estudando marketing digital e é uma ferramenta indispensável. E para quem gosta de organização ele e ótimo.

      beijos

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  5. Que método de organização incrível, Gaby. Ainda não conhecia! Confesso que minha rotina necessita de muita organização, se não eu piro, as coisas não fluem, fica uma bagunça. Costumo marcar tudo no planner e colocar em um bloco de nota no celular o que tenho que fazer e em qual horário devo fazer. Isso me ajuda muito!

    www.kailagarcia.com

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    1. Para ti que mexe com blog e marketing, o Kanban é uma ferramente indispensável. Deveria experimentar...

      Beijos

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  6. Oi Gaby

    que máximo, não conhecia!
    bem tô precisando de algo assim, ando bem embaralhada

    Bjoooooos
    muitospedacinhosdemim.blogspot.com.br

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    1. É um ótimo método para quem trabalha com blog e marketing digital.

      Beijos

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  7. Que bacana, não conhecia por esse nome. Acho bem criativo e aumenta ainda mais a produtividade.
    www.achatadebatom.com

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    1. Sim, aumenta a produtividade e ajuda na organização de projetos e objetivos.

      Beijos

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  8. Que legal, já tinha visto isso. Mais não conhecia por nome, é bem interessante

    www.estiilocarol.com

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    1. Legal, né? O método é muito utilizado por empresas e indústrias grandes. E fundamental para quem trabalha com marketing digital.

      Beijos

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