São vários os motivos que tornam difíceis e demoradas a conclusão das nossas tarefas ou objetivos. Grande parte do problema é a falta de motivação, falta ou má administração de tempo. Mas a organização pessoal tem muita importância nisso também. Então, saiba como utilizar o método Kanban para a sua organização pessoal.
Mesmo que você seja uma pessoa bem organizada, que utilize cronogramas e lista de tarefas para administrar melhor seu tempo, deve possuir alguma dificuldade na hora de executar as tarefas, principalmente se a listinha é extensa.
Este método pode contribuir com o aumento da eficiência dos seus projetos, tanto que inúmeros empreendimentos pelo mundo todo já desfrutam das suas vantagens e conseguem encontrar um nível ideal de produtividade, que se mantém contínuo e quase sem falhas. Portanto, será fácil para você entender a importância e saber como utilizar o método Kanban para a sua organização pessoal.
O que é o método Kanban?
O método foi desenvolvido pelos japoneses da Toyota, dentro no modo de produção Just In Time (JIT), ou seja, o Kanban não é o JIT, mas sim, parte dele. O Kanban é uma forma das industrias registrarem tarefas e ações por meios visuais. É utilizado a décadas em qualquer empreendimento que deseje alcançar um nível de excelência nas suas atividades.
Ou seja, trata-se de um sistema de controle e gestão que visa aumentar a eficiência da produção e otimizar o sistema de movimentação, produção, realização e conclusão de tarefas. O método utiliza pequenos cartões coloridos, conhecidos como post it, e também recebe o nome de gestão visual.
Como funciona o método Kanban?
Os post its são utilizados com cores e tamanhos diferentes para definir e descrever as tarefas, estas que são divididas em três fases:
- To do: tarefas a serem feitas;
- Doing: tarefas sendo executadas;
- Done: tarefas concluídas.
Em cada uma das seções são afixados os cartões (post its), que devem conter uma breve explicação da tarefa e o prazo a ser iniciada e finalizada. Os cartões também são afixados nos produtos e lugares em comum com as tarefas.
A facilidade de visualização e interpretação faz com que a realização seja muito mais rápida e efetiva.
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Quais os benefícios do método Kanban?
#1 - Simples e fácil de executar
Além do material utilizado, a técnica é bastante simples e fácil de aplicar, também possui baixo investimento. Portanto, tornasse de fácil acesso e possível de implementar em qualquer negócio e usufruir de todos os benefícios.
#2 - Redução de tempo
Deixando disponível e bem visível as responsabilidades e prazos, é possível produzir mais e mais rápido. Geralmente, concluindo antes do prazo estipulado. Além disso, a divisão em três fases evita que a sequência seja alterada, evitando falhas e queda na qualidade da tarefa.
#3 - Reduz custos
A redução de custos é uma das tarefas mais difíceis atualmente, também um grande objetivo para todos, seja no campo profissional ou pessoal. Então, o Kanban se torna um aliado, já que sua aplicação limita os gastos desnecessários e necessita de pouquíssimos materiais para seu uso.
#4 - Elimina atividades sem valor
Gerenciando devidamente as tarefas você se ocupa com o que realmente traz resultados. Eliminando as tarefas e obrigações que não agregam valor para o sucesso e conclusão do seu objetivo.
Como utilizar o método Kanban para organização pessoal?
#1 - Visualize o fluxo de trabalho
Um dos benefícios deste método é que permite visualizar de forma visual como estão fluindo e sendo executadas as tarefas. Permitindo determinar as tarefas mais importantes e maneiras de executa-las para não causar excesso de atividades nas etapas.
#2 - Limite o trabalho que está sendo executado
Determinando um limite para o trabalho em progresso, você define a quantidade ideal de trabalho que consegue realizar com maior qualidade.
#3 - Crie regras para cada etapa
Para funcionar corretamente, cada lista deve ter uma regra definida para quando deverá ser considerada uma tarefa concluída.
#4 - Sinalize tarefas bloqueadas
Algumas tarefas são impedidas de serem executadas dentro do prazo estipulado por diversos motivos alheios. Sinalize para chamar atenção e tomar as providências necessárias para resolver o problema o mais breve possível.
#5 - Faça feedbacks
Para não se tornar algo rígido e inflexível, faça feedbacks periodicamente para definir como está a execução das tarefas.
Como pode notar, é um método bem simples e que torna mais ágil a execução das suas tarefas. Facilmente implementada em qualquer empreendimento como na vida pessoal. Você já conhecia este método? Como você organiza a execução das suas tarefas e objetivos? Comente.
- 11/15/2018 10:19:00 AM
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